SETTLEMENT

Biro Administrasi

Merupakan agenda serah terima lpj dari dinas/biro kepada biro administrasi dan evaluasi dari proker dinas/biro yang selesai dilaksanakan dalam sebulan penuh yang di adakan di akhir bulan dan jika ada kepentingan yang mendesak maka diadakan settlement dadakan.

Tujuan : Agar dapat mengkontrol laporan pertanggung jawaban dan memudahkan dalam pelaporan lpj di akhir periode.

Tempat Pelaksanaan : Flexible (WA Group Google Meet)

Waktu Pelaksanaan : Setiap Akhir Bulan

Gambaran Pelaksanaan :

Settlement diadakan setiap akhir bulan.

·         Untuk job desc nya: random

·         Untuk Rundown nya:

v  Pembukaan, absen

v  Pembacaan peraturan dan urutan settlement, peralihan moderator-pimpinan

v  Penyerahan dan penyampaian LPJ Dinas/ Biro terkait

v  Closing pimpinan

v  Closing moderator

 

SAYANG SEKRE

Biro Administasi

Kegiatan dalam membersihkan, menjaga, dan merawat keindahan serta kebersihan sekretariat BEM FEB KBM UNIB dengan pembuatan jadwal piket bagi seluruh pengurus BEM FEB KBM UNIB dalam bentuk  absensi, agar sekretariat tetap bersih dan nyaman, serta terjalin komunikasi serta silaturahmi sesama kepengurusan BEM FEB KBM UNIB.

Tujuan :

1.      Agar sekretariat tetap bersih dan nyaman.

2.      Agar terjalin komunikasi serta silaturahmi sesama kepengurusan BEM FEB KBM UNIB.

Tempat Pelaksanaan : Sekretariat BEM FEB KBM UNIB.

-          Waktu Pelaksanaan : Pada bulan Februari – Maret Setiap hari sesuai dengan jadwal perkuliahaan (senin-jum’at).

-          Pada bulan September – Sekarang dilakukan 2 minggu sekali.

Waktu Pelaksanaan : Sepanjang Periode Kepengurusan

 

TABLE MONTHLY

Biro Administrasi

Merupakan kalender bulanan yang berisikan proker atau agenda dinas/biro yang akan berjalan dibulan tersebut.

Tujuan                          : Agar memudahkan pengurus untuk mengetahui agenda yang akan                    dilaksanakan.

Tempat Pelaksanaan  : Sekretariat BEM FEB KBM UNIB

Waktu Pelaksanaan    : Sepanjang Periode Kepengurusan

Gambar Pelaksanaan : Biro administrasi membuat table monthly setiap akhir bulan dan di tempelkan di sekretariat BEM FEB KBM UNIB. Dan saat ini baru 20% terlaksana secara online.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                     

 

ARSIP INTERNAL DAN EKSTERNAL

Biro Administrasi

Merupakan sebuah pengarsipan dan pengelolaan pada dokumen yang berhubungan dengan database dalam lingkup mahasiswa dan birokrasi.

Tujuan                                : Sebagai arsip soft copy bagi BEM FEB KBM UNIB

Tempat Pelaksanaan         : Flexibel

Waktu Pelaksanaan           : Setelah Raker dan saat penerimaan mahasiswa baru 2020

Gambaran Pelaksanaan    :

Sudah dilaksanakan 5 kali pengarsipan, yaitu:

-          Data pengurus bem

-          Data pengurus staff magang

-          Mahasiswa berprestasi FEB

-          Daftar pejabat selingkup unib

-          Daftar Mahasiswa Baru 2020

ADMINISTRASI DASAR

Biro Administrasi

Merupakan sebuah pengarsipan dan pengelolaan pada dokumen yang berhubungan dengan administrasi. Program kerja terdiri dari  pencatatan surat masuk dan surat keluar serta pencatatan yang dilakukan disaat salah satu program kerja BEM FEB KBM UNIB berjalan.

Tujuan                        : Sebagai arsip hard copy bagi BEM FEB KBM UNIB

Tempat Pelaksanaan : Sekretariat BEM FEB KBM UNIB

Waktu Pelaksanaan   : Sepanjang Periode Kepengurusan

Gambaran Pelaksanaan : Biro administrasi harus mencatatan jika ada surat masuk dan keluar, dan menyimpan arsipan dari surat tersebut.

Untuk sementara ini tercatat ada 33 surat masuk dan 108 surat keluar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INVENTARIS

Biro Administrasi

Merupakan pendataan,  pengisian dan perawatan inventaris/barang – barang dalam ruangan sekretariat BEM FEB KBM UNIB. Peralatan yang digunakan oleh pemakai (pengurus) yang tidak dapat diawasi berdampak pada kehilangan dan kerusakan alat sehingga dibutuhkan catatan terkait apa  saja jenis barang-barang yang dimiliki oleh BEM FEB KBM UNIB bersamaan dengan rincian alatnya. Pencatatan inventarisasi memperlihatkan jenis barang yang dimiliki dan kondisi alat yang dimiliki pada tahun ini. Harapannya dapat mengatasi kehilangan barang dan memperjelas jenis-jenis peralatan.

Ø  Tujuan :

1.      Merincikan jenis-jenis barang yang dimiliki

2.      Mengatasi kehilangan peralatan

Ø  Tempat Pelaksanaan : Sekretariat BEM FEB KBM UNIB

Ø  Waktu Pelaksanaan :

-          Di awal periode di bulan maret

-          Akhir periode di bulan September

Ø  Gambaran Pelaksanaan : 

      Pertama kali inventarisasi ini dilakukan pada awal periode kepengurusan untuk memperjelas barang-barang atau alat yang dimiliki diawal periode yang merupakan turunan dari periode kepengurusan sebelumnya. Selanjutnya, inventarisasi dilakukan selama proses kepengurusan 2020 berjalan yang berkaitan dengan tambahan barang atau alat-alat lainnya.

Lampiran :

No	Barang	Jumlah	Kondisi			Sumber	Tahun
			B	S	R
1	Meja Kayu	3				Fakultas	2017
2	Kursi Panjang Besi	1				Fakultas	2018
3	Kursi Kayu	3				Fakultas	2015
4	Dispenser	1				BEM	2019
5	Galon	3				BEM	2019
6	Lemari	1				BEM	2016
7	Lemari Portable	2				BEM	2019
8	Palu	1				BEM	2018
9	Printer	1				BEM	2019
10	Sapu	2				BEM	2019
11	Bingkai Pajangan					-	Fleksibel
12	Hiasan Pajangan					-	Fleksibel
13	Kabel Panjang	4				BEM	2017
14	Lampion	20				BEM	2019
15	Mainan Lampu	26				BEM	2019
16	Kipas Angin	1				BEM	2017
17	Papan Tulis	2				BEM	2016
18	Bendera	1				BEM	2019
19	Cermin	1				BEM	2019
20	Kemoceng	1				BEM	2019
21	Kursi Kayu Panjang	2				BEM	2018
22	Spanduk Bekas	8				BEM	2019
23	Gelas Plastik	11				BEM	2018
24	Baki	2				BEM	2018
25	Gelas Kaca	2				BEM	2020
26	Ceret	1				BEM	2020
27	Kursi Lipat	1				BEM	2020
28	Laci Kecil	1				BEM	2020
29	Speaker	1				BEM	2020
30	P3K	1				BEM	2020
32	Pel	1				BEM	2020

Keterangan:

Hiaju = Baik

Oren  = Sedang

Merah= Buruk